Programme in office management

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Le Project management office est un concept anglo-saxon repris en France le plus souvent sous les lettres PMO, plutôt que par sa traduction  Bureau de gestion de projets  ou son nom anglais. Ce n’est qu’à partir des années 1950 que le PMO est représentatif de ce à quoi il ressemble aujourd’hui. Aujourd’hui, le PMO se présente comme une partie de l’organisation qui vise à centraliser tout ou partie du pilotage ainsi que de suivre les projets d’une entreprise. Son objectif est de faire progresser les capacités de gestion de projet par l’amélioration des méthodes et des procédures. Pour cela il peut agir à la fois sur le projet lui-même mais aussi sur l’entreprise dans son ensemble. Confusion chef de projet – Project Manager !

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Il existe un grand nombre de fonctions au PMO, qui vont au-delà des standards et d’une simple méthodologie. De plus, ils participent au management des projets stratégiques. Les tâches incluent également la surveillance et le reporting des projets. Cette activité conduit à une prise de décision stratégique, notamment en faisant le choix de poursuivre ou d’arrêter des projets. Pour beaucoup, le PMO doit remplir des fonctions particulières. La 5e édition du PMBok a consacré une page et demi pour déterminer 6 fonctions au PMO.

Hobbs et Aubry ont identifié 27 fonctions distinctes au PMO en soulignant ceux qui n’ont pas pour objectif de renforcer la performance du projet. Le PMO peut être considéré comme un fournisseur de stratégies. La Direction de l’entreprise fixe des objectifs qui se déclinent ensuite en portefeuilles de projets. Le PMO suit l’exécution de ces divers projets et va s’assurer que la stratégie qui a été choisie est exécutée conformément et dans les plus brefs délais. Le PMO se doit d’être le garant d’un ensemble de processus stratégique de l’entreprise, aux côtés de la direction générale. Le rôle du PMO est d’améliorer et d’élargir les méthodes de gestion des projets au sein de l’entreprise.

Cette fonction s’exerce sur chaque projet, mais aussi au niveau de l’organisation dans son ensemble. Promouvoir les avancées dans le plan de développement du management de projet pour maintenir et renforcer l’implication de la direction dans le processus. Archiver et organiser les informations à propos des projets réalisés afin de ne pas perdre de mémoire les techniques développées. Partager le savoir accumulé avec toutes les équipes de gestion de projets notamment par le moyen de guides détaillés.

Former les équipes aux techniques de management de projet. Dans un environnement de plus en plus compétitif, il est d’autant plus important que la fonction PMO soit en mesure d’apporter une réelle plus-value à l’organisation. Un KPI de PMO doit être focalisé sur un seul objectif à atteindre. Il faut que cet objectif soit clairement identifiable et fiable autrement il est possible que l’on travaille pour atteindre le mauvais objectif, voir ne pas en atteindre du tout. En fait, il faut garder ces KPI équilibrés, mesurables et ciblés afin que le projet soit efficient.

KPI de PMO devra refléter le fonctionnement de l’organisation car un KPI ne s’adapte pas à tous les styles d’entreprise. Il faut que le KPI mesure les fonctions de base du PMO fournit. La collaboration : les dirigeants du PMO doivent collaborer avec les intervenants pour s’entendre et déterminer comment la fonction du KPI mesurera l’efficacité du PMO. Cette attente changera au fur et à mesure que les besoins organisationnels seront modifiés. Ne laissez pas votre KPI à l’écart une fois le travail terminé, par la suite il faudra mettre en place un processus pour collecter et suivre les données. Vous     aurez besoin d’examiner les performances sur une base régulière et continue.

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